• Інформації про роботу архівного відділу Кіцманської райдержадміністрації
  • Положення про архівний відділ райдержадміністрації
  • Структура архівного відділу
  • Список фондів архівного відділу

Інформації про роботу архівного відділу Кіцманської райдержадміністрації

Звіт про роботу архівного відділу Кіцманської райдержадміністрації за І-ий квартал  2019  року

11 лютого 2019 року було заслухано начальника архівного відділу

 з доповіддю «Про підсумки роботи архівного відділу за 2018 рік».

1.1.3.При проведенні пошукових робіт з архівними документами було оправлено та підшито 60 справ.     

1.1.4.;3.2.1.За І-е півр.  2019 року 

-прийнято на державне зберігання 105  справ:

1.Южинецька сільська рада                                     2011-2018 рр.         73  справи

2.Документи з виборів Ставчанська ОТГ               23.12. 2018 р.         12 справ

3.Документи з виборів Неполоковецька ОТГ         2018-2019 рр.         20 справ

Всього:  105 справ

Закартоновано  105 справ.

1.1.6.Перевіряння наявності та стану справ на  2019 рік не планувалось .

1.1.10. Планувалось переміщення 400 справ, але було проведено даний вид робіт з переміщення двох архівних фондів кількістю 800 справ.

2.4. Проведено оцифрування  описів справ кількістю 300 аркушів, в тому числі 1041 заголовків справ.

 

3.3.Погоджено ЕПК Держархіву Чернівецької області   123  справи-  постійного зберігання  та  16  справ з кадрових питань.

 

з/п

Назва

установи

пос

зб.

О-пис

З кад

пит

О-пис

погоспод

книги

О-пис

нот

дії

О-пис

ра

зом

ЕПК

1.

Южинецька сільська рада

73

1

16

1

9

1

9

1

107

Пр.№3

18.03

2019

2.

Документи з виборів СтавчанськаОТГ

12

1

-

-

-

-

-

-

12

Пр.№2

25.02.

2019

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.

Документи з виборів Неполоковецька ОТГ

20

1

-

-

-

-

-

-

20

Пр.№2

25.02.

2019

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Всього

 

105

3

16

1

9

1

9

1

139

 

 

П е р е ф о н д у в а н н я

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Справ постій-

ногозбер.             

 

 

3.6.Погодження номенклатур, інструкцій,положень

 

Номенклатури справ-:

1.Южинецька   с\р151 ст.                             пр.№1,23.01.

2.Держслужба з надзвичайних ситуацій       107 ст.

3.Управління праці та соціального  захисту

4.Шишковецька сільська рада                        158 ст.

5.Стрілецько-Кутська сільська рада              158 ст.

6.Кіцманськиий коледж Подільського

ДАТу                                                                      174 ст.

 

 

Всього:                                                             151  стаття

 

 

Положення на затвердження не подавались.

 

Інструкція з ведення діловодства  - не подавались.

        

3.8.Впорядковано  123  справи постійного зберігання

та 16 справ з кадрових питань

 

Перефондування на І квартал не планувалось.

 

3.2.6. На впорядковані документи складено 5 описів  постійного зберігання та 1 опис з кадрових питань та   3 історичних довідки.

 

Проведення виставок не планувалось.

 

4.2.Виконано  200  запитів соціально-правового характеру з них -3  тематичні.

 

4.5.1.Проведення виставок не планувалось.

 

 

Подано на сайт чотири публікації:

 

-«Документи повинні зберігатись в архіві»

                                                                                              15.02.2019 р.

-«Зберігання документів в архівному відділі райдержадміністрації»

                                                                                              06.03.2019 р.

-«Функціонування архівної установи та зберігання документів при створенні об»єднаних територіальних громад»

                                                                                              28.03.2019 р.

-«Інформація про роботу архівного відділу за І квартал  2019 року»

                                                                                              29.03.2019р.

 

6.2.Проведено 2 семінари :

з секретарями місцевих рад при керівнику апарату рда на тему :

«Про  передавання справ  на впорядкування та постійне зберігання до архівного відділу місцевими радами при утворенні територіальних громад »   07.02.2019 року

З головами профспілкових організацій району:

«Про формування справ профспілок та передачу їх на державне зберігання»                                                                                               19.03.2019 року

7.2. Райдержадміністрацією було виділено кошти на придбання 150 картонних коробок для зберігання архівних справ.

Начальник архівного відділу                       Л.Нікольчук

Положення про архівний відділ райдержадміністрації

 

                                                                                             ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження   

районноїдержавної адміністрації

                      ____________ №__________

 

 

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

про архівний відділ Кіцманської районної державної адміністрації

1. Архівний відділ Кіцманськоїрайоної державної адміністрації (далі - відділ) утворюється головою Кіцманської районної державної адміністрації, входить до її складу і забезпечує виконання покладених на нього завдань.

2. Відділ підпорядкований голові районної державної адміністрації, а також підзвітний і підконтрольний Державному архіву Чернівецької області.

 

3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Державної архівної служби, інших центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями голови районної державної адміністрації, наказами директора Державного архіву Чернівецької області, а також цим положенням.

 

4. Основним завданням відділу є забезпечення реалізації державної політики у сфері архівної справи та діловодства  на  території району.

 

5. Відділ  відповідно до визначених галузевих повноважень виконує такі завдання:

1) організовує виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів Держкомархіву, інших центральних органів виконавчої влади та здійснює контроль за їх реалізацією;

2) забезпечує у межах своїх повноважень захист прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб;

3) здійснює державний контроль за діяльністю архівних установ і служб діловодства , забезпечує додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

      4)здійснює управління архівною справою і діловодством на території району, координує діяльністю державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами  та юридичними особами приватного права ( приватні архіви) у питаннях архівної справи і діловодства;

5)вносить до Національного архівного фонду архівні документи, що мають місцеве значення, веде їх облік, зберігає та використовує відомості, що в них містяться;

      6) забезпечує доступ до публічної інформації та систематично і оперативнооприлюднює інформації з питань, що належать до компетенції відділу на офіційному веб-сайті районної державної адміністрації  «Доступ до публічної інформації»;

7) складає і  за погодженням з Державним архівом Чернівецької області подає  для затвердження в установленому порядку проекти державних цільових програм, затверджує плани розвитку архівної справи в районі та забезпечує їх виконання;

8) аналізує стан та тенденціїрозвиткуархівноїсправи і діловодства на території району та вживаєзаходів до усуненнянедоліків;

9) бере участь у підготовці пропозицій до проектів програм соціально-економічного та культурного розвитку Кіцманського району;

10) забезпечує ефективне і цільове використання відповідних бюджетних коштів;

11) бере участь у підготовці заходів щодо регіонального розвитку у межах повноважень;

12) розробляє проекти розпоряджень голови районної держадміністрації, у визначених законом випадках - проекти нормативно-правових актів з питань архівної справи і діловодства;

13) бере участь у погодженні проектів нормативно-правових актів, розроблених іншими органами виконавчої влади;

14) бере участь у розробленні проектів розпоряджень голови районної держадміністрації, проектів нормативно-правових актів, головними розробниками яких є інші структурні підрозділи;

15) бере участь у підготовці звітів голови районної держадміністрації для їх розгляду на сесії районної  ради;

16) готує самостійно або разом з іншими структурними підрозділами інформаційні та аналітичні матеріали для подання голові районної держадміністрації;

17) забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції;

18) готує (бере участь у підготовці) проекти угод, договорів, меморандумів, протоколів зустрічей делегацій і робочих груп у межах своїх повноважень;

19)розглядає в установленому законодавством порядку звернення гро-мадян;

20) опрацьовує запити і звернення народних депутатів України та депутатів відповідних місцевих рад;

21) забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є;

22) постійно інформує населення про стан здійснення визначених законом повноважень;

23) контролює органи місцевого самоврядування та надає методичну до-помогу з питань здійснення наданих їм законом повноважень органів виконавчої влади у сфері діловодства та архівної справи;

24) здійснює повноваження, делеговані органами місцевого самовря-дування;

25) забезпечує у межах своїх повноважень виконання завдань мобі-лізаційної підготовки, цивільного захисту населення, дотримання вимог законодавства з охорони праці, пожежної безпеки;

26) організовує роботу з укомплектування, зберігання, обліку та вико-ристання архівних документів;

27) забезпечує у межах своїх повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом;

28) бере участь у вирішенні відповідно до законодавства колективних трудових спорів (конфліктів);

29) забезпечує захист персональних даних;

30)  забезпечує постійне зберігання,облік,охорону, реставрацію, консерва-цію:

- документів Національного архівного фонду  з різними носіями інформації, переданих відділу державними органами , органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об`єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють(діяли) на території району;

-документів  особового походження;

-друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

-облікових  документів і довідкового апарату до них;

31) організовує роботу, пов`язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

32)проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяль-ності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форм власності та підпорядкування;

    33)інформує Державний архів  Чернівецької області про виявлення ар-хівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

    34)          веде облік юридичних та фізичних осіб – джерел формування Націона-льного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комп-лектування архівного відділу районної державної адміністрації, на підставі затверджених списків;

     35)подає на затвердження  Державного архіву Чернівецької області списки джерел формування Національного архівного фонду,  які перебувають у зоні комплектування відділу;

     36)перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування ,підприємств, установ та організацій  незалежно від форми власності, зокрема  об`єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій,з метою здійснення  контролю за дотриманням законодавства  про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації  діловодства  та зберіганні документів;

      37)надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів  нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб  на території Кіцманського району, та інших архівних документів, що не належать  до Національного архівного фонду (трудового архіву);

     38)веде зведений облік архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації району, подає належні відомості про ці документи державному архіву Чернівецької області;

      39)надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства;

40)передає Державному архіву  Чернівецької області у визначені ним строки документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання;

      41)створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;

 42)здійснює грошову оцінку документів Національного архівного  фонду, що зберігаються в архівному відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування;

 43)організовує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівним відділом, у порядку, встановленому законодавством;

44)надає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовільняє запити фізичних і юридичних осіб,  переглядає   в установленому порядку рішення  про обмеження доступу до документів , забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спро-стування чи додаткових відомостей про особу;

45)вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

 

7. Відділ для здійснення повноважень та виконання завдань, що визначені, має право:

1) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років,  або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

         2)отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

         3)проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів  місцевого самоврядування, під-приємств, установ і організацій незалежно від форми власності, об`єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

         4)звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

         5)порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

         6)порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до  відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи,

а також про відшкодуванні ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

         7)установлювати ціни на роботи і послуги, що виконуються архівним відділом;

         8)відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних ор-ганів, органів  місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності, об`єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

 

8.Відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень  взаємодіє з іншими структурними підрозділами райдержадміністрації, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями та об”єднаннями громадян з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів.

 

9.Відділ очолює начальник,  який призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату районної державної адміністрації у порядку визначеному чинним законодавством за погодженням обласною державною адміністрацією.

         У разі відсутності начальника архівного відділу ( відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність, засвідчена у встановленому порядку) його функції виконує головний спеціаліст  відділу.

 

Начальник відділу відповідно до покладених на нього обов’язків:

1) здійснює загальне керівництво відділом, несе персональну відпо-відальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у відділі;

2) подає на затвердження голові районної держадміністрації положення про відділ;

3) планує роботу відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи районної  держадміністрації;

4)вживає заходів до удосконалення організації та підвищення ефектив-ності роботи відділу;

5) звітує перед головою районної держадміністрації про виконання покладених на відділ завдань та затверджених планів роботи;

6) може входити до складу колегії районної  держадміністрації;

7) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції відділу, та розробляє проекти відповідних рішень;

8) може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування;

9)представляє інтереси відділу у взаємовідносинах з іншими струк-турними підрозділами районної держадміністрації, з міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями - за дорученням керівництва відповідної місцевої держадміністрації;

10) видає у межах своїх повноважень накази, організовує контроль за їх виконанням.

Накази нормативно-правового характеру, які зачіпають права, свободи і законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації в територіальних органах Мін’юсту;

11) подає на затвердження голови районної  держадміністрації проекти кошторису та штатного розпису відділу в межах визначеної граничної чисельності та фонду оплати праці його працівників;

12) проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень відділу;

13) забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни;

14) здійснює інші повноваження, визначені законом.

 

10. Накази начальника відділу, що суперечать Конституції та законам України, актам Президента України, Кабінету Міністрів України, Держкомархіву, інших центральних органів виконавчої влади, можуть бути скасовані головою районноїдержавної адміністрації.

 

11. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників відділу визначає голова районної державної адміністрації у межах відповідних бюджетних призначень.

 

12. Штатний розпис та кошторис відділу затверджує голова районної державної адміністрації за пропозицієюначальника відділувідповідно до чинного законодавства.

 

13. Відділмає печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки.

 

 

 

Керівник апарату

райдержадміністрації                                                                    Н. Попович

Структура архівного відділу

Структура архівного відділу

Прізвище ім’я по-батькові

Посада

№ телефону

Нікольчук Людмила Серафимівна

начальник 

    2-14-62  

Ванзяк Світлана Іванівна

головний спеціаліст

 

Рихло Олена Олександрівна

головний спеціаліст